Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Prestador y contacto

Cuotafy es provisto por Servicios SAS, constituida en Florida, Estados Unidos. Su domicilio de contacto es 17200 Golf Club Rd, Weston, Florida, Estados Unidos; correo de privacidad [email protected].

Esta política se aplica al servicio para administradores, residentes, porteros y personal de soporte a través de los canales oficiales que la presenten. Se complementa con el anexo del país del condominio y con la información de los proveedores que intervienen en las funciones utilizadas.

2. Funciones de Servicios SAS y de la comunidad

Servicios SAS administra la relación con los usuarios de la plataforma y los datos necesarios para sus cuentas, soporte, seguridad y obligaciones propias. Respecto de estas operaciones determina los fines del tratamiento y actúa como responsable.

La entidad que decide los fines y medios esenciales de la información de la comunidad —el condominio, copropiedad o administración, según la relación efectiva— es responsable de ese tratamiento. La administración de su comunidad debe identificar a ese responsable y facilitar su contacto. Puede solicitar esa información a su administración o escribir a [email protected] para coordinar su atención. Cuando Servicios SAS procesa esa información siguiendo sus instrucciones legítimas, actúa como encargado o prestador por cuenta de dicho responsable, conforme al régimen nacional aplicable.

El servicio puede incluir carga inicial o gestión asistida. Que el equipo de Cuotafy incorpore información por solicitud del cliente no modifica por sí solo los fines decididos por este ni elimina las obligaciones propias de Servicios SAS. Deben existir instrucciones y habilitación para esa operación.

3. Origen de la información

Podemos recibir información directamente de usted o de la comunidad y las personas facultadas para suministrarla, incluidas importaciones solicitadas por el cliente. Al utilizar el servicio también se generan registros de acceso, operación y funcionamiento.

Puede solicitar conocer el origen de sus datos. Una cuenta creada por otra persona o la carga previa de su información no se considera por sí sola consentimiento. El responsable de la incorporación debe contar con el fundamento correspondiente e informarle en los términos aplicables.

4. Datos y finalidades del servicio

Las categorías dependen de las funciones que tenga habilitadas y de su relación con la comunidad:

Los permisos y finalidades limitan el uso de la información. No toda persona accede a todas las categorías ni una función habilita cualquier tratamiento. La base de la cuenta y la de los datos de la comunidad se distinguen en el anexo nacional y en la información de su comunidad.

Servicios SAS no utiliza la información de las comunidades para vender bases de datos, publicidad o fines ajenos al servicio. Esta política no solicita autorizaciones para marketing ni para reportes a centrales de información crediticia.

5. Necesidad y decisiones del titular

Los datos de identificación, cuenta y contacto indispensables permiten autenticar, mantener el acceso y atender las funciones que solicite. Sin ellos puede resultar imposible prestar esa función. No se exige información ajena a dicha necesidad como condición de acceso.

Aceptar las condiciones de uso, recibir información de privacidad y consentir una finalidad son actos distintos. El anexo del país identifica la base de la relación con Servicios SAS y los consentimientos que deban solicitarse. Cuando se requiera consentimiento, se identifican responsable, datos, finalidad y condiciones antes de recoger su manifestación.

Las finalidades opcionales no se activan por silencio, por una casilla premarcada ni por la mera utilización del servicio. Su negativa no debe impedir las funciones que no dependan de esa finalidad. La creación de la cuenta no autoriza retrospectivamente operaciones anteriores que requerían otra habilitación.

6. Personas y proveedores que pueden intervenir

La información de una comunidad está disponible para las personas que tengan permisos y una finalidad legítima en ella. Servicios SAS y los prestadores tecnológicos intervienen en lo necesario para ejecutar el servicio y cumplir sus obligaciones, con restricciones de acceso y confidencialidad.

Las categorías de proveedores comprenden alojamiento y almacenamiento, entrega de comunicaciones, protección de infraestructura, diagnóstico y asistencia automatizada. La información de proveedores describe sus funciones, datos y condiciones pertinentes; no se considera autorizada cualquier empresa futura por la sola mención de una categoría.

El responsable puede autorizar subcontratación en los términos del acuerdo de tratamiento y la ley. Los proveedores deben quedar sujetos al régimen aplicable a su intervención. Sus políticas propias complementan esa relación, pero no sustituyen los deberes de información, contratación y control de Servicios SAS o del cliente.

El alojamiento principal se presta mediante Amazon Web Services. Las funciones de asistencia pueden procesar el documento y su contexto mediante servicios de Google. El diagnóstico de errores puede utilizar Sentry cuando ese servicio está habilitado. La intervención de estos servicios se limita a su función y no autoriza fines ajenos al servicio. Puede solicitar detalles sobre receptores, destinos, condiciones y conservación en [email protected].

La comunicación a autoridades se limita a los supuestos jurídicamente procedentes. No se concede por esta política acceso público o indiscriminado a datos personales.

7. Ubicación del tratamiento

El alojamiento principal informado por Servicios SAS se encuentra en Amazon Web Services, Oregón, Estados Unidos. Otros servicios o accesos pueden implicar procesamiento en los destinos informados para el servicio utilizado. La ubicación de ese alojamiento no significa que toda operación o respaldo de todos los proveedores se limite a Oregón.

Los flujos internacionales deben cumplir las condiciones del anexo nacional: encargo o transmisión documentada, garantías contractuales, adecuación, autorización u otro supuesto habilitante que resulte aplicable. No se presume que la contratación de un proveedor o la aceptación de esta política otorgue por sí sola cualquier autorización internacional necesaria.

Puede solicitar información sobre los receptores, destinos, fundamento y garantías que correspondan a sus datos mediante [email protected] y el contacto de su comunidad.

8. Asistencia automatizada

Cuando utilice una función de asistencia automatizada, la tarea puede requerir que el documento y el contexto necesario se procesen mediante un proveedor tecnológico. Este uso se limita a la función solicitada y a las instrucciones legítimas; los resultados deben revisarse antes de confirmar una actuación.

Los proveedores que intervienen dependen de la función utilizada. Puede solicitar información de su identidad y condiciones en [email protected]. La incorporación de otra herramienta no amplía automáticamente las finalidades autorizadas. Los cambios que lo requieran se informarán y se solicitará un consentimiento nuevo cuando corresponda.

La aceptación general no autoriza decisiones exclusivamente automatizadas que desconozcan las garantías legales. Puede solicitar información sobre un tratamiento automatizado que le afecte y ejercer los derechos de revisión o intervención que reconozca el anexo aplicable.

9. Protección de la información

El servicio utiliza autenticación y permisos vinculados con la comunidad para restringir el acceso. Servicios SAS debe mantener medidas técnicas y organizativas apropiadas a los riesgos, limitar el acceso operativo a necesidades legítimas y preservar la confidencialidad de quienes intervienen.

La aplicación procesa información para ejecutar las funciones solicitadas. La protección de credenciales y la separación por comunidad controlan el acceso; no se presentan como garantía de que el servidor sea incapaz de procesar contenido. No se ofrece una garantía de seguridad absoluta.

Los incidentes se gestionan conforme a las obligaciones de cada participante, con comunicaciones al responsable, autoridades y personas afectadas cuando corresponda según la ley.

10. Conservación

La conservación se limita por finalidad y fundamento:

Cuando finalice la necesidad y no haya fundamento legítimo de conservación, procede eliminar, anonimizar o bloquear según corresponda. Una controversia solo justifica conservar la información necesaria para ella. Desactivar una cuenta no implica borrar documentos compartidos que el responsable deba conservar; tampoco habilita conservar indiscriminadamente todos los datos.

11. Derechos y solicitudes

Puede escribir a [email protected] y al contacto de la administración de su comunidad para conocer sus datos, su origen y uso, solicitar corrección, actualización, eliminación o cancelación, oponerse y ejercer los demás derechos del anexo nacional.

Indique qué solicita y un medio seguro para recibir respuesta. Se verificará su identidad y, si corresponde, su representación de forma proporcional. No envíe contraseñas ni códigos de acceso. El trámite de derechos no exige aceptar estos términos ni mantener una sesión abierta.

Servicios SAS atiende las operaciones de las que sea responsable y coopera con el responsable de la comunidad respecto de las que ejecute por encargo. Recibirá respuesta o información fundada sobre la gestión correspondiente, sin desconocer los plazos y competencias de la ley local.

Puede retirar el consentimiento de una finalidad determinada sin efecto retroactivo. No se reactivará por el solo hecho de regresar a la plataforma. Si existe otro fundamento legítimo para una operación distinta, se le explicará; el retiro no cancela automáticamente obligaciones ni documentos que deban conservarse legalmente.

Los plazos, autoridades y vías de tutela se detallan en el anexo nacional. Ninguna cláusula limita su derecho a recurrir a la instancia competente.

12. Información especialmente protegida

Los datos sensibles, de menores y otras categorías protegidas no quedan habilitados por una autorización general. Su tratamiento exige verificar la base, necesidad, representación y salvaguardas que correspondan. La entidad que incorpora información de terceros debe cumplir estas obligaciones y Servicios SAS las suyas como participante en el tratamiento.

13. Cookies y almacenamiento del dispositivo

Cuotafy utiliza mecanismos técnicos de sesión y seguridad y almacenamiento de preferencias, como apariencia, navegación y presentación de vistas. El panel administrativo también almacena tramos de tiempo activo para sus reportes operativos de uso; esa medición está vinculada al usuario y no debe confundirse con publicidad anónima.

Puede eliminar las preferencias guardadas desde su navegador. Eliminar mecanismos de sesión puede cerrar el acceso o impedir autenticación. Eliminar almacenamiento local no elimina por sí solo registros ya conservados en servidor ni revoca automáticamente un consentimiento.

Las herramientas y finalidades adicionales deben informarse y contar con base propia. Esta política no autoriza cookies publicitarias ni presenta toda medición como indispensable. Las tecnologías del sitio comercial ajenas a la aplicación requieren su información correspondiente.

14. Cambios

Se mantendrán identificadas las versiones y los cambios relevantes. Los documentos vigentes permanecen disponibles para consulta y las confirmaciones se registran en la cuenta del usuario. Una modificación de proveedor no exige siempre repetir toda aceptación, pero tampoco permite alterar silenciosamente fines o garantías: se aplicará la información o consentimiento que corresponda al cambio.

Contacto de privacidad: [email protected].

Anexo de Ecuador

Los datos estrictamente necesarios para la relación de servicio solicitada a Servicios SAS se tratan para ejecutar esa relación o las actuaciones previas que usted solicite, conforme al artículo 7 de la LOPDP. Las obligaciones legales se atienden sobre su fundamento específico. Estas bases no se extienden automáticamente al padrón completo, datos sensibles, reportes de uso identificados o fines adicionales: el responsable debe identificar la base de cada operación e informarla.

Cuando una operación dependa de consentimiento, se solicitará una manifestación libre, específica, informada e inequívoca antes de realizarla. Puede retirarla para esa finalidad sin efectos retroactivos. El contrato de la plataforma no supone consentimiento de los demás residentes.

Puede ejercer acceso, rectificación y actualización, eliminación, oposición, portabilidad, suspensión y las garantías sobre valoraciones automatizadas, en los supuestos legales. Para acceso, rectificación y actualización, eliminación y oposición, la LOPDP establece atención en quince días, con el cómputo y condiciones legalmente aplicables a cada solicitud. Los demás derechos se tramitan conforme a sus reglas específicas. Puede acudir a la Superintendencia de Protección de Datos Personales — SPDP.

El tratamiento por cuenta de un responsable debe sujetarse al encargo y a instrucciones legítimas. No se denomina automáticamente transferencia a otro responsable por el solo hecho de que el encargado opere fuera del país; si el receptor decide fines propios, deben examinarse las reglas de comunicación correspondientes. La información del servicio debe identificar los contactos del delegado y del apoderado especial que correspondan; sus funciones son distintas.

Contacto del responsable de los datos de cuenta: Servicios SAS, [email protected], teléfono +593 96 389 4946.

Anexo de Colombia

Servicios SAS solicitará autorización previa, expresa e informada para sus operaciones propias que la requieran. No presume que la mera necesidad contractual sea una excepción general al consentimiento bajo la Ley 1581 de 2012. Las excepciones legales se aplican únicamente a la operación que efectivamente amparen.

La autorización de cuenta comprende los datos identificativos y de contacto necesarios para autenticar, gestionar el acceso y recuperación, atender soporte y comunicar asuntos de la cuenta, con los límites informados. No incluye publicidad, datos sensibles, información de terceros ni cualquier tratamiento futuro. Las operaciones adicionales deben contar con su propia habilitación. El responsable de la comunidad debe informar y acreditar la que corresponda a sus datos; no queda sustituida por la autorización a Servicios SAS.

Puede conocer, actualizar y rectificar los datos, solicitar prueba de autorización, conocer su uso, acceder gratuitamente y solicitar revocación o supresión cuando procedan. El suministro de datos sensibles es facultativo conforme a la ley y no se incorpora al consentimiento general.

Las consultas se atienden en diez días hábiles; si no es posible, se informa antes del vencimiento el motivo y la fecha de respuesta, con extensión máxima de cinco días hábiles. Los reclamos se atienden en quince días hábiles desde el día siguiente a su recibo, con extensión motivada máxima de ocho días hábiles informada oportunamente. Las solicitudes incompletas y las remitidas a quien no corresponde siguen el procedimiento legal. Agotada la consulta o reclamo cuando resulte exigible, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio — SIC.

La transmisión a un encargado se documenta conforme al régimen aplicable; el contrato de transmisión no autoriza finalidades propias nuevas del receptor. Las transferencias a otros responsables se examinan separadamente. Los destinos, roles y garantías constan en la información de proveedores.

Contacto del responsable de los datos de cuenta: Servicios SAS, [email protected], teléfono +593 96 389 4946.

Anexo de Perú

Los datos estrictamente necesarios para preparar, celebrar o ejecutar la relación contractual de la que usted sea parte pueden tratarse dentro de la excepción del artículo 14.5 de la Ley 29733. No se extiende esa excepción a cualquier dato de residentes porque exista una suscripción del condominio. El responsable identifica separadamente las operaciones obligatorias por ley y las que requieren consentimiento.

Cuando corresponda consentimiento, se informa previamente de su objeto y condiciones y se solicita de forma libre, previa, expresa, inequívoca e informada. Las categorías protegidas y los menores tienen garantías específicas; una autorización general de acceso no las reemplaza.

Puede ejercer información, acceso, rectificación, cancelación y oposición, así como portabilidad en las condiciones del reglamento y las garantías frente a decisiones automatizadas. El plazo de información es ocho días hábiles; acceso, veinte días hábiles; rectificación, cancelación y oposición, diez días hábiles, contados desde el día siguiente a la presentación. La ampliación excepcional motivada puede alcanzar otro período igual, salvo para información, comunicándose dentro del plazo original. Las subsanaciones siguen el procedimiento legal. Puede acudir a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales — ANPD, del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

Los bancos de datos y flujos transfronterizos deben cumplir las obligaciones de inscripción y protección aplicables. Los proveedores sujetos al reglamento peruano deben atender sus obligaciones de representación, y de oficial de datos cuando corresponda, sin atribuir esas funciones a alguien no designado.

Anexo de El Salvador

El tratamiento estrictamente necesario que derive de una relación contractual, comercial o profesional con el titular puede acogerse al supuesto legal correspondiente; no habilita cualquier tratamiento de información de personas ajenas a esa relación. Cuando se requiera consentimiento, debe ser específico, informado y acreditable.

Puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición y los demás previstos por la Ley para la Protección de Datos Personales. Conforme a la reforma del Decreto 659 de 2026, las solicitudes de derechos se resuelven en veinte días hábiles, con prórroga justificada máxima de otros veinte días hábiles. La revocación del consentimiento se atiende en cinco días hábiles. Se aplican los procedimientos específicos de subsanación y comunicación a receptores. La reforma no convierte el plazo general en autorización para postergar las actuaciones que tengan otro plazo.

El sujeto obligado gestiona las solicitudes directamente bajo las reglas vigentes. Puede acudir a la Agencia de Ciberseguridad del Estado — ACE, según sus competencias y los mecanismos legales de tutela. Los flujos internacionales y el encargo deben cumplir los requisitos de protección de la ley; una autorización genérica no los sustituye.

Anexo de República Dominicana

La Ley 172-13 contempla supuestos en los que no se requiere consentimiento, incluidos datos derivados de una relación comercial, laboral, contractual, científica o profesional con el titular cuando resulten necesarios para desarrollarla o cumplirla. Servicios SAS limita esa base a las operaciones realmente necesarias para su relación con usted; no presume una habilitación general sobre todas las personas del padrón.

Cuando se requiera consentimiento, se solicitará de forma libre, expresa, consciente e informada, con constancia del acto. Puede conocer sus datos, su origen y uso, solicitar acceso, actualización, rectificación y supresión en los casos legales, y retirar consentimientos específicos sin efectos retroactivos.

El acceso tiene un plazo legal de cinco días hábiles. La rectificación, actualización o supresión que proceda se realiza en diez días hábiles; cuando corresponda, se comunica a los receptores en cinco días hábiles. Se respetan las formalidades y vías de la ley sin impedir la recepción y gestión inicial de solicitudes por el canal indicado.

Puede utilizar la tutela judicial y el hábeas data ante el órgano competente. La supervisión sectorial de información crediticia no convierte a la Superintendencia de Bancos en autoridad general de todos los tratamientos del software de condominios. El servicio no solicita aquí consentimiento para reportar deudas a centrales crediticias.

Los servicios internacionales, incluido el tratamiento por un proveedor, requieren verificar los supuestos y garantías legales de la operación concreta. La relación comercial con la comunidad no sustituye los derechos del titular.

Anexo de Panamá

El tratamiento necesario para una relación contractual de la que el titular sea parte o en cuyo interés se realice puede tener el fundamento previsto por la Ley 81 y el Decreto Ejecutivo 285. No se extiende a fines ajenos o desproporcionados. Las obligaciones legales y las demás bases se identifican por operación; las que requieran consentimiento se someten a una decisión previa, informada y trazable.

Puede ejercer acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad conforme a sus condiciones legales. El acceso se atiende en un máximo de diez días hábiles desde la solicitud; la modificación de datos erróneos, inexactos, equívocos o incompletos, en cinco días hábiles. Los demás derechos se tramitan conforme al procedimiento específico aplicable. Puede acudir a la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información — ANTAI.

La información puede presentarse por capas, siempre con acceso sencillo al contenido completo. Retirar consentimiento debe ser tan sencillo como otorgarlo. Un prestador extranjero que dirige actividades al mercado panameño no queda excluido automáticamente por alojar datos fuera del país.

La custodia y subcustodia requieren las instrucciones, garantías y autorizaciones correspondientes. Los flujos internacionales deben disponer de un supuesto habilitante o garantías adecuadas y comunicarse conforme a la ley. La aceptación de la política no equivale a autorizar sin límites cualquier custodio o destino.

Anexo de Uruguay

Los datos necesarios que deriven de una relación contractual, científica o profesional con el titular pueden tratarse en el supuesto del artículo 9.D de la Ley 18.331. Esa excepción no se extiende a información o fines que no sean necesarios para la relación. Cuando se requiera consentimiento, se solicita de forma libre, previa, expresa e informada y se conserva constancia.

Puede ejercer acceso y solicitar rectificación, actualización, inclusión o supresión en los casos legales. El acceso y la rectificación, actualización, inclusión o supresión tienen un plazo de cinco días hábiles, sin perjuicio de las condiciones y excepciones legales. Puede acudir a la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales — URCDP y a las vías judiciales de tutela.

El responsable y el encargado deben atender las obligaciones de registro y documentación de sus operaciones que les correspondan. Los flujos internacionales requieren adecuación, autorización, garantías u otro supuesto legal aplicable. Que una empresa estadounidense participe en un mecanismo extranjero no prueba por sí solo cobertura suficiente para datos uruguayos: se verifican el importador, alcance y requisitos de la URCDP.

Al terminar un encargo se aplica la devolución o eliminación procedente. La posibilidad legal de conservar ciertos datos para encargos futuros exige sus condiciones específicas y autorización correspondiente; no se transforma en conservación automática de todos los datos.